جزء من كونك مسوقًا فعالًا هو أن تكون مديرًا فعالًا للوقت. يمكن للوقت الصغير في يوم عملنا أن يضيف بشكل جماعي الكثير من الوقت المستغرق بعيدًا عن وظائفنا الأساسية والعمل القابل للفوترة. يعد In-Box أحد أكبر استنزاف للوقت.
قم بترويض وحش البريد الإلكتروني الخاص بك عن طريق إتقان فن إدارة البريد الإلكتروني. سيؤدي ذلك إلى تقليل إجهادك وتبسيط سير عملك وتحسين كفاءتك. فيما يلي بعض الاستراتيجيات التي يمكنك تنفيذها:
1. تجنب الانقطاعات المستمرة: قم بإيقاف تشغيل الإرسال / التلقي التلقائي أو اضبطه على إطار زمني معقول ، مثل كل ساعة أو ساعتين. يجد بعض الناس أنهم أكثر إنتاجية في أوقات معينة من اليوم - مثل الصباح الباكر. إذا كان هذا صحيحًا بالنسبة لك ، فقم بحجب هذا الوقت الضخم بانتظام ولا تتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلا بعد ذلك. ستندهش من الفرق الكبير الذي سيحدثه هذا التغيير في يوم عملك.
2. الرد بإيجاز: إذا كان ذلك ممكنا ، رد برد عملي المنحى 1-2 سطر. احتفظ دائمًا برسائلك أقل من 10 جمل. أوصل وجهة نظرك الرئيسية في الجملة الأولى أو الجملتين. ثم احذف البريد الإلكتروني أو أرسله ، ثم عد إلى العمل!
3. استخدم القواعد النحوية الصحيحة: لا تتجاوز القواعد النحوية وعلامات الترقيم القياسية. قم بإنشاء رسالة مكتوبة جيدًا. سيوفر وقت المستلم أيضًا.
4. فصل المواضيع: استخدم فقرات منفصلة أو قوائم ذات تعداد نقطي عندما يكون ذلك ممكنًا لتوفير الوقت للقارئ. اعتد على فعل ذلك وسيميل الناس إلى الرد بالمثل. إنه يوفر الوقت عندما يمكنك فحص القوائم بسرعة.
5. استخدم سطر الموضوع: تأكد من أنك وصفي للغاية في سطر الموضوع. أو استخدم سطر الموضوع للرسالة بأكملها: لقاء الساعة 10:00 ، 5/30 حسنًا؟ يمكنك إنشاء اتفاقيات داخل مكتبك لاستخدام الرموز في سطر الموضوع مثل NT لـ No Text و NRN لـ No Reply Needed.
6. لا تنكسر من أجل E-zines: إذا كنت مثلي ، فستحصل على الكثير من مواقع e-zines الاحترافية. هذه مثيرة للاهتمام ومهمة لتعليمنا المستمر. ومع ذلك ، يمكن أن تكون أيضًا بمثابة إلهاء سهل عن المهمة التي تقوم بها. بدلاً من قضاء الوقت في قراءة كل واحدة عند استلامها ، قم بلصقها جميعًا في مجلد باسم "Ezines" واحتفظ بالوقت كل يوم أو حتى كل أسبوع لقراءتها جميعًا مرة واحدة.
عنصر العمل: هذا الأسبوع ، اتخذ 3 خطوات نحو ترويض وحش البريد الإلكتروني الخاص بك! الأفكار: تحدث إلى مكتبك وقم بإعداد اتفاقيات مع رسائل البريد الإلكتروني الداخلية. قم بإنشاء مجلدات بريد إلكتروني تساعدك على تنظيم صندوق الوارد الخاص بك. إعادة تعيين البريد الإلكتروني التلقائي الخاص بك إرسال / تلقي.
آمل أن يمنحك هذا بعض الأفكار الرائعة لتقليل فوضى البريد الوارد وتبسيط اتصالاتك. أنا لست منظمًا طبيعيًا ، ولكن كلما ابتكرت عادات جديدة لإدارة الوقت ، وجدت المزيد من الوقت للإبداع واستراتيجيات عملي الأساسية.
اعمل بذكاء وليس بجهد أكبر!
حقوق النشر 2005 لشركة Kinesis، Inc.
ZZZZZZ