الشبكات الخارجية: أفضل من البريد الإلكتروني لتعاون المجموعة

تفضل الشركات استخدام الإكسترانت عبر البريد الإلكتروني للتواصل مع أعضاء الفريق والعملاء والموردين لمشاركة المستندات.

الكلمات الدالة:

إنترانت ، إكسترانت

نص المقالة:

تفضل الشركات بشكل متزايد استخدام الإكسترانت عبر البريد الإلكتروني للتواصل مع أعضاء الفريق والعملاء والموردين لمشاركة المستندات لأنها تناسب بشكل مثالي المجموعات المشتركة في التعاون ؛ بينما ، البريد الإلكتروني هو الأنسب للتواصل الفردي فقط. بشكل عام برامج البريد الإلكتروني غير فعالة لتحديد أولويات الرسائل والمرفقات. في البريد الإلكتروني ، يصل كل شيء في نفس المكان وبنفس الترتيب الذي تم إرساله به. حيث أنه ، باستخدام الإكسترانت ، يتم التقاط جميع المستندات المتعلقة بالمشروع تلقائيًا في مجلد مخصص لمشروع معين.

  

على سبيل المثال ، إذا كانت إحدى الشركات تنوي إرسال عرض تقديمي باور بوينت إلى مجموعة معينة تشارك في مهمة معينة عبر البريد الإلكتروني ، فعليها تقسيم العروض التقديمية إلى أجزاء صغيرة مع إرفاق كل قسم برسالة بريد إلكتروني منفصلة. لا تصل الأقسام في نفس الوقت ، مما قد يؤدي إلى إرباك جميع المعنيين. ومع ذلك ، باستخدام الإكسترانت ، يمكن إرسال جميع هذه العروض التقديمية في نفس الوقت ، وكلها سليمة ، ويتم ملؤها تلقائيًا في مجلد مشروع واحد مع جميع المواد الأخرى ذات الصلة.

علاوة على ذلك ، تنشئ الشبكات الخارجية تنبيهات تلقائية بالبريد الإلكتروني لإعلام المستلمين بأن العروض التقديمية متاحة ؛ كما أنها توفر وظيفة تعليق تتيح لكل مستخدم مشاركة وجهة نظره.

يمكن للشبكات الخارجية التعامل مع الملفات الكبيرة

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لشبكة إكسترانت التعامل مع أي حجم من المستندات لأغراض مشاركة المستندات. ولكن مع البريد الإلكتروني ، هناك خطر عدم مرور المرفقات الكبيرة عبر جدار حماية الشركة. تضمن الشبكة الخارجية وصول المستندات المهمة إلى المكان الصحيح ، وجاهزة للاستجابة الفورية ، وتجميع المستندات والرسائل ذات الصلة معًا. وبالتالي ، فإن الميزانية والجدول الزمني والخطة الإستراتيجية وعرض باور بوينت والملاحظات والتعليقات - كلها تظهر في نفس الصفحة. لا يوجد فرز مطلوب من خلال قائمة طويلة من رسائل البريد الإلكتروني غير ذات الصلة.

على الرغم من أن البريد الإلكتروني إلكتروني وفوري ، إلا أنه ليس أداة لإدارة المشروع ولا يقدم العديد من وظائف التعاون ، بينما يدعم الإكسترانت مفاهيم المؤسسة وسير العمل والأمان. لذلك ، يمكن للشبكات الخارجية أن تنظم بشكل فعال اتصالات الشركة التسويقية والخارجية والداخلية.

بيئة آمنة

بالإضافة إلى ذلك ، يتم تأمين العديد من الشبكات الخارجية بتشفير 128 بت SSL. من ناحية أخرى ، يمكن لأي شخص الوصول إلى البريد الإلكتروني ولا يحمي سرية معلومات الشركة.