توفر الإكسترانت أو الإنترانت للمتقاضين أداة سهلة الاستخدام لتنظيم عدد كبير من المستندات للعديد من الأطراف في بيئة آمنة
الكلمات الدالة:
إكسترانت ، إنترانت ، برامج تعاون
نص المقالة:
على مدى السنوات القليلة الماضية ، تم ترسيخ استخدام الشبكات الخارجية والإنترانت من قبل مكاتب المحاماة لمشاركة المستندات الهامة مع زملاء العمل والعملاء والمحامين المشاركين.
أحد المجالات التي تكون فيها الشبكة الخارجية مفيدة بشكل خاص هي التقاضي ، حيث يتطلب عدد كبير من الأطراف عددًا هائلاً من المستندات خلال فترة زمنية محددة.
تنظيم الأشياء
يوفر الإكسترانت موقعًا واحدًا مخصصًا للحالة الفردية. يمكن تحديد الوصول إلى المستندات حسب حاجة المستخدم. على سبيل المثال ، تختلف المستندات المتعلقة بالعملاء اختلافًا كبيرًا عن تلك التي يطلبها المحامي المشارك. تسمح الشبكة الخارجية لكل شيء بالبقاء في مكان واحد ، ولكن يمكن تحديد الوصول حسب الاحتياجات الفردية. كما أنه يعمل على أتمتة التنبيهات - بحيث يعرف المستخدمون لحظة نشر مستند جديد ، ويمكنهم العثور عليه بسرعة في مجلد مخصص.
تتجاوز العديد من الشبكات الخارجية مجرد مشاركة المستندات. يشتمل العديد منها على أدوات مثل وظيفة التعليق والتقويمات ومتعقبات المشروع ووظائف الموافقة. يمكن استخدام هذه الأدوات للإبلاغ عن جميع الأنشطة والتقدم المحرز في القضية.
توفير سجل دائم
يتم تسجيل جميع الإجراءات التي تم اتخاذها داخل الإكسترانت ، وتوفر معظم الشبكات الخارجية أدوات بحث قوية تتيح للمستخدمين معرفة من فعل ماذا ومتى فعل ذلك بسرعة. جميع الإجراءات مختومة بالاسم والتاريخ ، مما يوفر سجلاً كاملاً للنشاط في بيئة سريعة الحركة حيث يصعب إدارة التوثيق.
سهلة التركيب والاستخدام
يمكن إنشاء الشبكات الخارجية التي يقدمها مقدمو خدمات التطبيقات واستخدامها في غضون أيام. إنها مسألة بسيطة تتعلق بالاشتراك في خدمة توفر كل التقنيات والتدريب. كثير منها بديهي للغاية لدرجة أنها لا تتطلب أي تدريب على الإطلاق - فهي سهلة الاستخدام مثل البريد الإلكتروني.
بيئة آمنة
تتطلب إدارة المستندات القانونية أعلى مستوى من الأمان. تتطلب الشبكات الخارجية معرفًا وكلمة مرور للوصول ، ويوفر العديد منها تشفيرًا لجميع عمليات الإرسال.
وعندما تنتهي القضية. . .
إغلاق الإكسترانت وتنزيل جميع المعلومات سريع وسهل. في كثير من الأحيان ، ينشئ المتقاضون شبكة خارجية لكل قضية يتعاملون معها ، ويغلقونها ببساطة في نهاية القضية.