يمكن للمكاتب غير الورقية تجنب أي إزعاج كبير ناتج عن الاضطرار إلى التبديل بين شاشات متعددة عند الحاجة إلى الرجوع إلى المستندات التي تم إيداعها مسبقًا. في بعض الأحيان ، ينتهي الأمر بالمستخدمين في مثل هذه الحالات بطباعة مستند تم إيداعه إلكترونيًا في كل مرة يحتاجون فيها إلى الرجوع إليه ، مما يتسبب في طباعة المستند عدة مرات في بيئة غير ورقية بدلاً من مرة واحدة في بيئة ورقية. مع وجود شاشات متعددة متصلة بجهاز كمبيوتر واحد ، يمكن إزالة الإزعاج.
الكلمات الدالة:
مكتب بلا أوراق
نص المقالة:
قد يصبح عدم استخدام الورق في المكاتب المهنية ، مثل مكاتب المحاسبين القانونيين المعتمدين ، أمرًا غير مريح في بعض الأحيان بالنسبة للمحترف للعمل. عندما تعمل CPA على الإقرار الضريبي للعميل وتحتاج إلى الرجوع إلى عائد السنة السابقة ، فمن السهل عليها أن تنظر إلى النسخة الورقية أثناء العمل على عائد هذا العام على الكمبيوتر. ومع ذلك ، إذا كان نظام الملفات الخاص بها بلا أوراق ، فسيكون من غير الملائم جدًا بالنسبة لها ، في بعض الأحيان ، التبديل بين الشاشات لإلقاء نظرة على عائد العام السابق والعودة إلى هذا العام - ذهابًا وإيابًا. قد يؤدي ذلك إلى استخدام ورق أكثر من ذي قبل إذا انتهى الأمر باتفاق CPA بطباعة نسخة من عائد العام السابق للإشارة إليه أثناء تحضير الإرجاع ثم إتلافه. سيؤدي ذلك إلى طباعة عائدات جميع عملائها تقريبًا في العام السابق ثم إتلافها لأن لديها نسخة إلكترونية من الإرجاع.
التكنولوجيا المتاحة في هذا الوقت تجعل من السهل تجنب هذه المشكلة. بمرور الوقت ، أصبح من الأسهل أكثر فأكثر على محاسبين القانونيين أن يصبحوا بلا أوراق لأن التكنولوجيا المتاحة قد عولجت بعض هذه المضايقات.
يمكن أن يساعد استثمار صغير محاسبين القانونيين في حل هذه المشكلة إلى الأبد وسيوفر لهم كل المضايقات المتعلقة بها. يسمح Windows XP باستخدام أجهزة عرض متعددة مع كمبيوتر واحد. هذه الميزة موجودة بالفعل في نظام التشغيل Windows XP. ومع ذلك ، سيحتاج المستخدم إلى شراء محول فيديو خاص لتوصيله بالكمبيوتر لتوصيل أجهزة عرض متعددة. وسائل متعددة يمكن توصيل ما يصل إلى 10 شاشات بجهاز كمبيوتر واحد. هناك العديد من الفوائد لهذه الراحة في نظام التشغيل Windows XP.
إذا كانت جميع مستندات العميل السابقة في تنسيق إلكتروني بالفعل على الخادم الخاص بك وتحتاج إلى الرجوع إلى العديد منها مرة واحدة للعمل في مشروع معين ، فيمكنك فتح كل منها على شاشات منفصلة متصلة بنفس الكمبيوتر. سيؤدي ذلك إلى التخلص من الحاجة إلى التبديل بين الشاشات المختلفة في كل مرة تحتاج فيها إلى إلقاء نظرة على مستند آخر.
الإعداد لتوصيل أجهزة عرض إضافية بجهاز الكمبيوتر الذي يعمل بنظام Windows XP ليس معقدًا للغاية. إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر دفتري ، فيمكنك استخدام ميزة Dualview المتوفرة أيضًا في XP. يمكنك فقط توصيل شاشة خارجية بالكمبيوتر الدفتري وإعداد نظام XP الخاص بك ، من لوحة التحكم ، لـ Dualview. القيد مع Dualview هو أن الكمبيوتر المحمول أو شاشة الكمبيوتر المحمول ستكون دائمًا الشاشة الأساسية. تسمح لك الميزة الأخرى ، وهي أجهزة العرض المتعددة ، بتعيين أي من أجهزة العرض على أنها جهاز العرض الأساسي.
بمجرد إعداد جهاز الكمبيوتر الخاص بك باستخدام أجهزة عرض متعددة ، يمكنك التخلص من إحدى المضايقات الرئيسية التي يواجهها الموظفون في مكاتب CPA ، وهي الإشارة إلى مستندات متعددة من الملف والاضطرار إلى التبديل بين الشاشات أثناء العمل. حتى إذا كنت قد أصبحت مرتاحًا بالفعل للتبديل بين الشاشات على جهاز كمبيوتر واحد ، فقد لا تزال ترغب في اختبار هذه الميزة لشاشات متعددة وقد تفاجأ بسرور بالسهولة التي تجلبها إلى حياتك. يتم شرح التفاصيل الخاصة بإعداد أجهزة عرض متعددة على موقع Microsoft على الويب.