تدين محاسبين القانونيين لعملائها بعدم استخدام الأوراق - هناك العديد من المسائل الضريبية والمحاسبية التي تتطلب اهتمامهم الكامل ، ومع ذلك فهم يقضون وقتًا طويلاً كل يوم في دفع الأوراق داخل وخارج خزائن الملفات والبحث عن الأوراق المفقودة أثناء النقل . تناقش هذه المقالة الخبرة العملية للمؤلف في نقل ممارسته إلى المستوى التالي من خلال عدم استخدام الورق.
الكلمات الدالة:
مكتب بلا أوراق ، مكتب CPA ، CPA ، مكتب محاسبين ، مكتب غير ورقي لـ CPA ، إدارة ممارسات CPA ، كفاءة CPA ، كفاءة مكتب المحاسبة ، مكتب CPA غير الورقي
نص المقالة:
باعتباري محاسبًا قانونيًا جديدًا على الكتلة ، منذ حوالي ثماني سنوات ، كنت قد جعلت من ممارسة القراءة قدر الإمكان حول إدارة الممارسة جنبًا إلى جنب مع القراءة المنتظمة التي يجب أن أتابعها مع الأمور الفنية. صادفت مقالات تلو مقالات حول كيف كان من الممكن أن تعمل محاسبين القانونيين في مكتب بلا أوراق تقريبًا. ومع ذلك ، كان من الصعب جدًا بالنسبة لي أن أتخيل مكتبي هو مكتب بلا أوراق.
"كيف يمكن لاتفاقية السلام الشامل أن تعمل حقًا ممارسة بدون أوراق؟" سوف أتساءل طوال الوقت. فكرت في هذه المحادثات عن المكاتب الخالية من الأوراق على أنها شيء من إبداع الخيال حول كيف ستكون الحياة في عام 2035 عندما لا أكون هناك.
كانت التكنولوجيا التي كنت أستخدمها في مكتبي تساعدني على تحسين الإنتاج. لقد ساعدني أيضًا في تعلم بعض الاحتمالات الأكثر تقدمًا في نظامي. في ممارستي الصغيرة ، كانت شبكة خادم عميل بسيطة مع اتصال إنترنت T1. خلال إحدى رحلاتي الخارجية منذ حوالي أربع سنوات ، اكتشفت قوة نظامي في أفضل حالاته. باستخدام اتصال T1 وعنوان IP الثابت ، تمكنت من العمل على نظام مكتبي من مسافة تزيد عن 10000 ميل دون أي مشاكل. كانت هذه تجربة رائعة وأصبحت رغبتي في معرفة المزيد عن المكتب اللاورقي قوية للغاية في هذه المرحلة.
قضيت الكثير من الوقت ، مدعومًا برغبتي القوية ، لأتعلم الطرق التي يمكنني من خلالها تحويل ممارسة CPA الخاصة بي إلى ممارسة غير ورقية. لقد استمتعت بالفعل بالعمل على نظام مكتبي من جميع أنحاء العالم. اعتقدت أنه إذا كان بإمكاني الوصول إلى جميع الأوراق الأخرى التي احتجت إلى الاطلاع عليها أثناء العمل على ملف العميل ، فلن أحتاج حتى إلى التواجد في المكتب على الإطلاق للعمل. إلى جانب الاستمتاع بإحباطات الانقطاعات المستمرة ، كان الوصول إلى الأوراق هو السبب الوحيد المتبقي لوجودي في المكتب. من المؤكد أنه كانت هناك أسباب أخرى ، ولكن لأداء عملي لأحد العملاء ، كان الوصول إلى الأوراق هو السبب الوحيد.
الآن بعد أن أصبحت رغبتي قوية جدًا ، بدأت في التعامل مع العديد من الحلول الجاهزة المُعلن عنها في البريد المباشر وإعلانات المجلات. تحققت من عدد قليل ، واتصلت ببعض 800 رقم وتلقيت بعض المواد الترويجية. تبين أن كل شيء يتجاوز ميزانيتي. لقد تعلمت الكثير عن إمكانات شبكة مكتبي البسيطة حتى الآن ، واكتشفت أنني كنت فقيرًا جدًا بحيث لا أستطيع تحمل بعض الحلول الجيدة المعبأة مسبقًا المتاحة لتكاليف الاكتساب.
بعد دراسة شاملة للتكنولوجيا في مكتبي والأجهزة المتوفرة في السوق بتكلفة معقولة ، توصلت إلى نتيجة لا تصدق. لقد كان أمرًا لا يُصدق لأنه بناءً على حساباتي ، كانت تكلفة التحويل إلى مكتب بلا أوراق ستكون 5 أو 10٪ مما سيكلفني استخدام حل معبأ مسبقًا. حدث هذا في غضون عام واحد من رحلتي إلى الخارج ومرت ثلاث سنوات منذ ذلك الحين. لم أستطع تصديق ذلك ولكن كان لدي شعور داخلي بأنني كنت على صواب في استنتاجي. اعتبرت أن تكلفة الفشل في محاولة للتخلص من الورق ليست باهظة. كنت أقوم بالفعل بإدارة ممارسة ممتلئة بالورق وإذا فشلت محاولة عدم استخدام الورق - سأبقى حيث كنت - ممارسة ممتلئة بالورق.
لقد أمضيت وقتًا طويلاً في تطوير الخطط التفصيلية للعملية الكاملة للتخلص من الورق ، وطلبت الماسح الضوئي الذي درسته ووجدته أكثر تكلفة وأطلقت المشروع. من حيث إدارة وقت الموظفين للعمل على عملية التحويل وإدارة الأولويات ، كان الأمر صعبًا للغاية. كانت العملية نفسها ممتعة للغاية وكاشفة (عن الكنوز المخفية في خزائن الملفات الخاصة بي) ولكن قبل كل شيء كانت غنية جدًا.
في ختام مشروعي للتخلص من الأوراق ، بعد حوالي 60 يومًا من بدايته ، اكتشفت أنه من الممكن حقًا إدارة مكتب بلا أوراق تقريبًا. لقد استمتعت بأكثر من عامين من العمل في مكتب بلا أوراق في عيادتي. ارتفعت كفاءة المكتب بشكل ملحوظ خلال تلك الفترة. شهد العملاء مستوى مختلفًا أعلى بكثير من الكفاءة في الخدمة.
كانت هناك بعض الأشياء التي سارت بشكل صحيح بالنسبة لي في هذه العملية. لقد تمكنت من تطوير فهمي في هذا المجال على مر السنين بسبب فضولي وكان لدي تعامل جيد مع قدرة شبكة مكتبي الصغيرة على ما يبدو. اكتشفت أن شبكات المكاتب الحالية ، في العديد من مكاتب CPA الصغيرة ، تشبه الأدمغة البشرية. ال